こんにちは、西新宿駅直結のレンタルオフィス・貸し会議室『モバフ新宿アイランド』です。
前回は、「レンタルオフィスとは」にて、レンタルオフィスの定義や利用のメリット・デメリット、入居検討の際に抑えておいた方が良いポイント等をお話しさせていただきました。
今回は、レンタルオフィス選びの要ともなりうるサービス「レンタルオフィスにおける受付/コンシェルジュサービス」についてお話させていただこうと思います。
あなたが実際にレンタルオフィスに入居し仕事をすることになったとしたら、不安に思うことや「レンタルオフィスの場合これってどうなんだろう？」を疑問に思うことは何でしょう？
■来客の際は、どうしたら良いのだろう？
■不在時の来客・電話・郵便などはどうなるのだろう？
■レンタルオフィス内の会議室だからといって、自販機の缶コーヒー対応ばかりでは困る。
■シェアオフィスや共有部分で万が一入居者同士のトラブルがあった場合どうしよう？
■一気にレンタルオフィスの使い方を覚えるのは難しそうだし失敗したら困る。
■無料オプションを有料オプションの違いを事前に全て把握するのは難しい。
■他の入居者と交流したいが、いきなり仕事中の人に声をかけるのも気が引ける。
■電球切れや、備え付けの機器などに不具合が生じた場合の対応は？
どれかひとつでも、思ったことはあるのではないでしょうか。
自由度の高い賃貸オフィスとは違い、レンタルオフィスは他の入居者と共有する機器なども多いので、それだけ疑問や不安も多く存在します。
いまあげた点を解決してくれるのが「受付/コンシェルジュ」の存在です。
レンタルオフィスについて調べたことがある方にとっては、馴染み深いものかもしれませんが念のため。
一般的な企業の受付といえば「来客対応」となり、主に来客の案内を行っています。
レンタルオフィスでも、多くの施設で「受付」を設けています。
こう書きますと、レンタルオフィスの受付だって「来客対応」だろう、何が違うんだ！と思うかもしれません。
明確に違うのです。
一般的な企業の受付は「自社社員」が、外部からきたお客様に自社内・自社社員等を案内しているのに対し、
レンタルオフィスの受付は「運営会社のスタッフ」が、外部から来たお客様に対し、入居者の案内をし、つなげています。
先にあげたいくつかの項目の中で、数点「オフィスの使い方」や「ガイドラインの解釈」に対する疑問や不安があります。
これらを解決しようとした場合、あなたならどこへ問い合わせるでしょうか？
当然、「運営会社」に連絡をすることでしょう。
代表電話番号は？管轄の部署はどこですか？明確な担当者名をご存知ですか？
いざ、「運営会社」に連絡をしても その規模にもよりますが、ささいな疑問を軽く解決する軽いステップでは話は進むことはないでしょう。
そこで、もしもあなたの入居しているオフィスに「受付」という名の「運営会社スタッフ」がいたら、心強いとは思いませんか？
残念ながら、すべてのレンタルオフィスに「受付」がいるわけでありません。
そして、「受付」といっても来客用の案内端末が配置されている「無人受付」もあります。
私が前術で述べたのは、あくまで「有人受付」で「常駐」だった場合の心強さです。
一口に「有人受付」といっても、決められた曜日・時間に様子見に「運営会社スタッフ」が現れ、その他の日は「無人受付」といったハイブリットタイプもあります。
■ 受付サービス一例 （有人・常駐タイプ） ＊多各国語対応（英語・中国語他）
＊来客時のご案内
＊ドリンクサービス（来客時・会議時のドリンク配膳など）
＊郵便物受け取り代行・転送
＊FAX転送
＊オフィス内定期清掃
＊電話秘書代行
＊入居者同士の伝言板機能（＊＊の出来る入居者を教えてほしいなど、ビジネス交流目的）
ただし、個々のレンタルオフィスでサービス内容は異なります。（無償・有償含め）
来客等はなく、作業場としてだけ使いたい方は受付サービスに拘る必要はないですし、
逆に取引先の来訪や、定期的な社外向けセミナー等を行うといった方は、レンタルオフィスとはいえ自社の顔をなりうる受付サービスの内容や質などにも気を配るほうがよいでしょう。
もちろん、海外のお客様が多い場合は受付の語学スキルも事前に確認しておくにこしたこはありません。
ご自身のビジネス・ワークスタイルやレンタルオフィスの活用の仕方によって、自社にあった「受付」サービスを提供しているレンタルオフィスを選ぶことが大切です。
内覧の際に、注意深く受付のスタッフと入居者とのやりとりに目をむけると
入居者と運営会社との関係性も見えてくるので、オフィスの雰囲気を知る点は有効です。
最後となりましたが、「モバフ新宿アイランド」では平日9：00-17：00の間、「受付/コンシェルジュ」が常駐し、微力ながら様々な形で入居者様のバックアップをさせていただいております。
次回は「レンタルオフィスのタイプ別用途・活用について」を予定しています。
